Français
Nederlands
Flexi-jobs
Hoe automatiseer je de Dimona's van Flexi-jobs?
Antwoord
Gebruik de juiste software. Een tijdregistratie software met automatische Dimona-aangiftes. En om echt alles te automatiseren verzamelt die ook je de beschikbaarheden van flexi-jobbers, stuurt hij uurroosters door en berekent hij zelf de looncodes voor uitbetaling.
Flexi-jobs zijn handig, de administratie niet altijd.
Heel wat sectoren vullen hun personeelsbestand aan met flexi-jobs. Onder andere de horeca en de detailhandel en de zorgsector. Flexi-jobs gebruiken heeft verschillende voordelen waaronder de prijs per werkuur en de flexibiliteit van plannen. Maar prijs is niet altijd de hoofdreden waarom werkgevers flexi-jobs inzetten. De verschillende voordelen voor de werkgever zijn:
-
De prijs van een werkuur voor een flexi-job ligt lager. Niet alleen in pure loonkosten door het gunstige belastingregime, maar ook omdat flexi-jobbers doorgaans minder anciënniteit hebben dan medewerkers in vast loonverband, ze kosten (meestal) niets op dagen van inactiviteit en vaak wordt enkel de minimumvergoeding betaald. Ze hebben doorgaans ook minder extralegale voordelen of bedrijfswagen.
-
Flexibiliteit van je arbeidsplanning. Sectoren die pieken hebben in drukte zoals detailhandel en horeca kunnen die vaak niet duurzaam opvangen met vaste, langdurige contracten. Flexi-jobbers zijn ideaal om pieken in drukte op te vangen zonder er een grote vaste kost tegenover te zetten.
-
Beschikbaarheid van medewerkers. Je krijgt als werkgever toegang tot een grote groep mensen die anders niet beschikbaar zijn voor een vaste langdurige betrekking zoals gepensioneerden of personen die iets willen bijverdienen naast hun gewone job. Of zij die wat afwisseling zoeken in hun dagtaken en in een andere sector willen werken.
-
Flexijobbers bouwen geen ontslagrecht op. Ze hebben immers geen langlopend contract.
Wat wel onderschat wordt, zijn de administratieve verplichtingen. Er zijn 4 belangrijke administratieve handelingen die je verplicht moet uitvoeren bij het inzetten van Flexi-jobs. En hoewel er minder complexe handelingen zijn dan bij vaste medewerkers, kan het inzetten van flexi-jobs je in de praktijk wel kopzorgen geven.
-
De raamovereenkomst. Die moet je in de meeste gevallen maar 1 keer afsluiten met je medewerker en is een soort oproepcontract. Het bepaalt dat de flexi-jobber wil bijwerken en dat je werkgever je hiervoor zal oproepen.
-
De arbeidsovereenkomst. Mondeling af te sluiten bij dagaangiftes, schriftelijk bij langere periodes. Maar dan moet je wel de uren via een systeem van tijdsregistratie.
-
Dimona-aangiftes. Elke werknemer moet aangegeven worden via Dimona, ook voor een flexi-job. Doe je dit via een dagaangifte moet je start- en einduur meegeven én die vooral updaten binnen een zeer strikt tijdskader als de werknemer vroeger of later start.
-
Loon uitbetalen. Deze stap is uiteraard evident, maar je moet er meer rekening houden dat je in de meeste gevallen dus ook een verwerkingskost per flexi-jobber gaat betalen aan een sociaal secretariaat. Zet je veel flexi-jobbers in per maand en ze werken allemaal maar een dag of twee, kunnen je beheerskosten oplopen.
De drie grootste uitdagingen bij het beheren van een flexi-job
- Tijdsregistratie en Dimona
De grootste uitdaging is hier het bijhouden van de tijdsregistratie en/of de Dimona-aangiftes. Zeker bij dagaangiftes is de uitdaging groot. Als het beginuur wijzigt, wat wil zeggen dat je flexi-jobber vroeger of later begint te werken, moet je het beginuur wijzigen uiterlijk op het moment dat de werknemer start. Niet simpel in een drukke werkomgeving. Je kan hier best beroep doen op software die dit automatisch afhandelt.
Dezelfde moeilijkheid wanneer je werknemer vroeger of later stopt met werken. Wanneer je vroeger stopt, heb je de tijd tot middernacht om dit door te geven in Dimona. Stopt je werknemer om kwart voor twaalf, heb je dus een kwartier om dit aan te geven. Stopt hij/zij later heb je 8 uur de tijd, volgend op het oorspronkelijke einduur. Ben je zaakvoerder van een restaurant? Dan kan het zijn dat je 's ochtends vroeg nog Dimona updates moet doorgeven.
Meer info vind je op de website van de sociale zekerheid:
- Last-minute planningen en wijzigingen
Een andere uitdaging is eigen aan het beheren van de agenda's van een (grote) groep medewerkers. Als je werkt met Flexijobbers is niet iedereen de hele tijd beschikbaar. En flexijobbers zijn ook niet verplicht om te komen werken zoals werknemers met een vaste betrekking. Je zal dus meer werknemers nodig hebben om minder werknemers in te plannen.
Gebruik de juiste communicatiemogelijkheden en zorg voor een goed systeem om beschikbaarheden van je flexijobbers op te vragen en bij te houden. Je moet immers goed op voorhand kunnen plannen, wil je niet het risico hebben dat niemand kan werken. Wanneer je beschikbaarheden opvraagt, vraag dan een engagement aan je medewerkers om de opgegeven dagen ook voor jou te reserveren. En als wederdienst zorg jij ervoor dat je je planning tijdig opmaakt en communiceert. Als afhangt van externe factoren zoals het weer zorg dan voor een reservelijst waar medewerkers zich wisselend op de dag zelf oproepbaar houden. Je kan ze hier ook voor vergoeden of belonen.
- Verwerken van de pré-payroll en de lonen van flexi-jobbers
Dit kan heel simpel of heel moeilijk. Gebruik steeds een sociaal secretariaat, dienstverlener of uitzendkantoor om je flexi-jobbers te vergoeden. Je kan het in theorie ook zelf, maar er zijn maar weinig bedrijven die zich hieraan wagen vanwege de grote complexiteit. Het verschil tussen de drie bovenstaande opties is dat een sociaal secretariaat alle administratie voor jou afhandelt. Ze berekenen de lonen, storten de patronale bijdragen door en storten de lonen in jouw naam. Je betaalt een bijdrage per berekende werknemer.
Dienstverleners zonder erkenning als sociaal secretariaat hebben het voordeel dat ze meestal een goede dossierkennis en een meer persoonlijke dienstverlening bieden. Al kunnen ze ook een duurdere optie zijn dan een erkend sociaal secretariaat. Ook zij rekenen meestal een prijs per berekenden werknemer per maand aan.
De derde optie is handig als je niets van administratie wil doen, ook geen Dimona-aangiftes. Die doet het uitzendkantoor zelf, zij blijven de juridische werknemer van je flexi-jobber. Dit maakt dat je minder risico loopt als er toch iets fout is bij controles. Het prijsmodel is ook anders, hier betaal je een meerprijs per gewerkt uur. Dit kan voordelig zijn als je flexi-jobbers weinig uren werken, want je betaald niet de volle pot voor de maandberekening. En je moet geen arbeidsongevallenverzekering betalen, wat wel het geval is bij de eerste twee opties. het kan ook duurder zijn als je flexi-jobbers veel werken en de prijs per maand voordeliger is.
Waarom Forganiser het verschil maakt
- Automatische Dimona's
Forganiser heeft een module voor tijdregistratie met automatische Dimona-aangiftes en updates. Je hoeft enkel een planning op te maken en Forganiser doet de rest. Forganiser zal autonoom het Dimona-nummer aanvragen bij de RSZ. Het systeem is gebouwd om laattijdige aangiftes te vermijden en vergelijkt de in- en uitkloktijden met de Dimona aangiftes. Start of stopt je flexi-jobber vroeger of later? Forganiser stuurt onmiddellijk een update zodat je altijd op tijd bent met je updates.
Ook Raamovereenkomsten worden automatisch naar je flexi-jobber verzonden en worden door je medewerker in je app getekend. Nul administratie en 100% zekerheid.
- Snel planningen communiceren
Forganiser is een planningsoftware met een app voor werknemers. Flexi-jobbers geven hun beschikbaarheden in via de app. Geen Whatsapp of groep emails meer. Wanneer je iemand inplant, krijgt die melding op zijn/haar smartphone. het uurrooster wordt dus in real-time gecommuniceerd met je medewerkers. Gedaan met puzzelen, Forganiser biedt een gemakkelijke procedure van vraag en aanbod.
Nieuwe werknemers maken ook zelf een profiel aan, je kan ze dus ook in geen tijd inschrijven. Je hoeft geen informatie meer te verzamelen en door te sturen naar je sociaal secretariaat. Dit gaat automatisch.
- Planning en Pré-payroll in éen flow
Eens je planning is gemaakt en je werknemer gebruikt de tijdsregistratie van Forganiser, gaat de software aan de slag en berekent hij alle loonodes die je nodig hebt voor uitbetaling. Je hoeft niets meer af te handelen bij je sociaal secretariaat of uitzendkantoor. Forganiser zorgt ervoor dat de juiste informatie wordt verzonden naar je partner.
Conclusie: Klaar voor de flexi-jobs?
-
Gebruik Forganiser!
-
Zorg voor voldoende flexi-jobbers.
-
Maak je planning op tijd en op basis van de beschikbaarheden.
-
Kies de juiste partner voor het verwerken van de lonen.
Forganiser doet de rest...
